En la gestión documental de las organizaciones predominó durante mucho tiempo el procesamiento manual y el formato físico. Inmensos depósitos y archivistas encargados de organizar volúmenes importantes de información eran parte del día a día de muchas organizaciones. Sin embargo, los avances tecnológicos informáticos dieron paso a nuevas propuestas. Las cuales permiten automatizar ese proceso y gestionar más eficientemente la documentación de cualquier organización.
En la actualidad, manejar los datos y el flujo de trabajo organizacional, puede ser un proceso organizado que permita potenciar la productividad y disminuir costos en un entorno virtual mucho más seguro. Solo se trata de adoptar un adecuado sistema de gestión documental que permita funcionar más eficientemente.
Por ser un tema de mucho interés, te ofrecemos este texto donde te proporcionamos información sobre el proceso de gestión documental. Además, te informamos sobre los sistemas de gestión documental y sus ventajas. Asimismo, veremos cómo se están implementando estos procesos en Chile para que los usuarios interactúen con la información de forma más eficiente y amigable.
¿En qué consiste la gestión documental?
La gestión documental se refiere a las normas técnicas y procedimentales que permiten generar y administrar los documentos en cualquier organización. Se trata de gestionar la documentación de manera que optimice la búsqueda de datos, conserve los que sean importantes y elimine los que ya no sean útiles para la organización.
Todo ello mediante una metodología eficaz y eficiente. Una tecnología que mediante softwares específicos permita ejercer control sobre la información organizacional. Es así como saltan al escenario los sistemas de gestión documental con los propósitos de automatizar la digitalización documental y optimizar la administración de información almacenada.
Sistemas de gestión documental
Estas herramientas facilitan el almacenaje, la organización y la gestión del tráfico de la documentación de las organizaciones. Son accesibles como aplicaciones software de las que hay mucha diversidad en el mercado. Tales aplicaciones optimizan la interacción del usuario con la información, mediante interfaces que facilitan las búsquedas y la gestión documental en formato electrónico.
A continuación, destacamos algunas ventajas de utilizar sistemas de gestión documental en las organizaciones empresariales:
- Facilita la clasificación de los documentos, lo que simplifica la búsqueda y la gestión de información.
- Refuerza el control del uso y la seguridad de la información ya que permite implementar mecanismos que controlan el acceso a la información para cada usuario.
- Centraliza la documentación de la empresa en un único sistema, lo cual evita la pérdida de información.
- Facilita a las empresas el cumplimiento de las normas y las regulaciones a las que están obligadas.
- Su funcionamiento en la nube permite acceder a la información en cualquier momento desde cualquier lugar o dispositivo. Lo cual potencia el trabajo colaborativo simultáneo de varios usuarios.
- Aumenta la productividad y ahorra tiempo y costos. Esto debido a su eficiencia y porque el uso del papel y las impresiones dejan de ser prioritarias.
Gestión documental Chile
Las organizaciones, entre las que destacan el sector oficial y el tejido empresarial chileno, han sabido asumir el proceso de automatización de sus procesos. La oferta y la demanda de productos y servicios mejoran cada día gracias a la incorporación de adecuadas políticas de gestión documental.
En Chile, es creciente el interés por la transformación digital debido, entre otros factores, a la Ley de Transformación Digital que fue promulgada en el año 2019. La gestión de documentos está siendo automatizada y en el caso de los documentos oficiales existe la convicción de que ello mejorará cada día más los servicios a los chilenos.
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